Meetings erscheinen oft als Zeitverschwendung, belasten den Kalender und verursachen hohe Kosten. Häufig fehlt ein klares Ziel, es herrscht Unklarheit über Verantwortlichkeiten, und Meetings dienen manchmal als Statussymbol.
Wann warst du das letzte Mal in einem Meeting und dachtest: was mache ich hier eigentlich?
Nicht erst seit Corona und vermehrter virtueller Arbeit sind die Kalender vieler Mitarbeitenden dauerhaft überfüllt. Oftmals schleicht sich das Gefühl ein, sich nur von Termin zu Termin zu hangeln und mit den eigenen Themen nicht so voranzukommen, wie man möchte oder geplant hat.
Laut einer Studie aus dem Jahr 2020*, entstehen für Unternehmen jährlich Kosten von knapp 5.700€ pro Mitarbeitenden für unproduktive Meetings. Doch woran erkennen wir diese unproduktiven Meetings?
Häufig verfolgen Meetings kein klares Ziel oder das Ziel ist nicht allen Teilnehmenden bekannt. Daraus ergeben sich verschiedene Konsequenzen, z.B. werden häufig zu viele Personen eingeladen oder es werden Themen diskutiert, die besser in anderen Runden platziert werden sollten. Das führt schnell dazu, dass Mitarbeitende in vielen Meetings sitzen, in denen sie keinen Mehrwert schaffen. Außerdem kommen viele Teilnehmende wegen dieser Unklarheit unvorbereitet in die Termine. So entstehen häufig unnötig lange Diskussionen oder es werden Themen in der großen Runde erarbeitet, die besser in kleinen Runden vorbereitet worden wären.
Ein anderer Aspekt, der ebenfalls mit Klarheit zu tun hat, ist das Fehlen klarer Verantwortlichkeiten. Aufgaben, wie die Moderation des Termins, die Dokumentation der Ergebnisse oder die Vorbereitung der Agenda, sind nicht klar vergeben. Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen oder Aufgaben verteilt werden, ist häufig nicht klar, wer diese übernimmt. Dadurch kommt man mit den besprochenen Themen nicht voran. Aufgrund der Meetingflut arbeiten viele Mitarbeitende parallel an anderen Aufgaben oder bearbeiten E-Mails. Das wirkt sich negativ auf die aktive Mitarbeit und die Stimmung im Meeting aus.
Neben diesen Themen gibt es auch kulturelle Aspekte, die zu ineffektiven Meetings führen können. Wir konnten beobachten, dass in einigen Umfeldern ein voller Kalender ein Zeichen davon ist, wie wichtig man ist. Mitarbeitende haben das Gefühl, dass die Anwesenheit in bestimmten Meetings Pflicht ist, um als wichtig wahrgenommen zu werden. Das führt dazu, dass sie versuchen in möglichst vielen dieser Runden mit dabei zu sein. So wird das Sprichwort „Viele Köche verderben den Brei“ schnell zur Realität: lange Diskussionen und unzufriedene Teilnehmende sind die Folge.
Auch bei agilen Transformation ist die Meetingkultur ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Viele Frameworks schlagen neue Meetingformate vor, um die Zusammenarbeit und Kommunikation möglichst fokussiert und effektiv zu gestalten. Allerdings treffen diese neuen Vorschläge häufig auf bestehende Strukturen und Verhaltensmuster. Das führt schnell dazu, dass z.B. Daily Standup-Meetings unnötig lang werden, da, wie zuvor, Herausforderungen im Detail diskutiert werden, auch wenn nur Einzelne betroffen sind. Zudem funktioniert der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) häufig noch nicht, sodass die offensichtlichen Probleme nicht angesprochen oder angegangen werden.
Wenn du die beschriebenen Herausforderungen kennst, sind dir vielleicht die folgenden Glaubenssätze oder Sprachmuster schon aufgefallen:
* Quelle: Meeting Report 2020
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Wirksame Verhaltensmuster als Schlüssel zu einer erfolgreichen agilen Transition.
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